10. 書類

OnamiYuki | 31 May, 2024


          
            10. 書類

今回のカテゴリーで片づけるモノ

書類のお片づけでは、説明書、パンフレットや冊子、使用済みのノート・メモ*、新聞、名刺、年賀状など、「本・文具以外の紙モノ」も一緒に片づけていきましょう。

書類のカテゴリーでは、「思い出品」もたくさん出てくると思います。手紙やハガキ、昔の日記、結婚妊娠出産関係の書類…など。エモーショナルな気持ちになる書類が出てきたら、用意している「思い出BOX」に移しておきましょう。

ちなみに、書類のお片づけで片付けるのは、自分が管理している書類だけです(「保険や契約関係は主人が管理しています」や「説明書は家族で使っている」という方が多いです)。片づけは、自分のモノは自分で管理が基本なので、一緒に収納してある場合は、この際ヒト別にスペースを明確に分けるようにしましょう。

*未使用のノートやメモは「紙文具」で片づけるので今回はパス。

 

書類整理の手順

①おうち中の書類を1箇所に集める
いつも書類をまとめている場所以外にも、テーブルの端っこに放置してある紙類、冷蔵庫にベタベタ貼っているプリント、玄関やキッチンカウンターに立てかけてある支払い関係の書類、ファイルにまとめてある習い事の書類やレシピなどの切り抜き、家電と一緒に引き出しに突っ込んでいた説明書、引っ越しのときのタンボールに入ったままの大量の書類…、とにかくおうちの中の紙という紙をすべて集めていきましょう。

書類の量が多い場合は、空いているカゴやタンボールなどに書類をまとめて入れていくと、数日に分けて見直していく際の散らかり防止となるのでおすすめです。

訪問レッスンのときは、この「集める」という行為だけでかなり時間がかかったりもします。リビングの床が書類でいっぱいになる!なんてこともザラにあるくらい、私たちのおうちは紙で溢れているのです。

いつも言っているように、集めるときは無心で。集めながら、「これはこのジャンルで…」など仕分けはじめると、片づけは一向に進みません。まずは集める。ジャンルは一度ぐちゃぐちゃになっても、これから仕分けをしていくので大丈夫です◎

②書類の見極めをする
封筒に入っているもの、クリアファイルや、ホルダーに入っている書類も一度出して一枚一枚、要・不要の見極めをしていきます。

③収納する
「残す」と決めた書類はクリアファイルに入れ、カテゴリー別にファイルスタンドに収納しましょう(封筒に入れたままの保管はNG。なぜなら中身もパッと分かりずらいし、取り出しにくいから。)

 

用意するもの

スタンド式ファイルボックス
収納の基本は「立てる」こと。書類も立てて収納できるように、スタンド式がおすすめです。大体2〜4個用意しています。

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クリアファイル
書類はすべて封筒などから出して、クリアファイルに入れて保管します。柄などない透明のものがベスト。年季の入ったクリアファイルを使っている方も多いので、これを機会にキレイなものに新調し、書類まわりをピカピカにしましょう。(ブック式のファイルホルダーや、ジャバラ式のケースなどはほとんど使いません)

それでは、書類の見極め方のポイント3点を説明していきます。

 

ポイント①「基本は全捨て」

書類のお片づけの基本は「全捨て前提で選ぶこと」です。

「書類」というワードを聞くと、無意識に「重要なもの」「取っておかないといけないもの」とイメージしてしまう人もいるようですが、実はまったく逆。

書類は、全部捨てても大丈夫。無くなって問題になることはほとんどないし(これまでにその経験、ありますか?)、仮に無くしたとしても、ほぼすべての書類は再発行が可能です。

本当に書類をすべて捨てるわけではありません(とはいえ訪問レッスンでは9割なくなるのが当たり前)。全部を捨てる覚悟で、「いま使っている書類」「本当に取っておかなければならない書類」はどれですか?という問いかけが、書類の片づけなのです。

 

ポイント②「1箇所管理」

ポイントの2つ目は、「残す」と決めた書類は1箇所で管理することです。

普段、書類の管理で一番困るのは「必要な書類をどこにしまったのか分からない。ちゃんとしまったのか、どこかに置きっぱなしにしてしまったのか、それとも捨ててしまったのか…」という、あるのかないのかハッキリしないから、次のアクション(「ない」のであれば再発行する、とか)が取れない状況のときではないでしょうか。

書類の保管場所を1箇所にまとめておけば、「あの書類が必要」となったときに、その場所だけを探せばOK。「ある・なし」がすぐに明確になる、ということは、仮に無くしてしまっていたとしても、すぐに次のアクションを取ることができます。分散管理だけは絶対NG。

さて、ではその「1箇所」をどこに配置すればよいか、というお話ですが、ぜひ暮らしの導線上に配置してください。

ポストから郵便物を受け取って、おうちの中で自然と書類を置く場所、目を通す場所がすでにあるはずなので、その近くに配置してあげるのがベスト。書類は日々届き、目を通すもの。だから頭で「ここに置くことにする」と決めるのではなくて、自分が普段、どのように動いているかを観察します。「ここかな?」と感じたら、まずはそこに置いてみる。しばらく生活してみてどうか?をまた観察し、心地が良ければその場所で運用すればいいし、しっくりこなければ別の場所に変えてみましょう(まだ「仮収納」で大丈夫)。

いままで通りの場所に収納することもあれば、しまい込まずにカウンター上に置くこともあるし、「キッチンで書類を確認することが多い」というお客さまの場合はキッチンに書類コーナーを作ることもあります(この場合はキッチンが片づかないと難しかったりするので、「片づいたら移動したいな」とワクワクしておきましょう)。

ちなみに、冷蔵庫に書類をベタベタ貼るのはおすすめしません。なぜなら、冷蔵庫にプリントやマグネットをたくさん貼っているおうちは家が散らかりやすい、という研究結果があるから。確かに私が訪問レッスンに伺うおうちはほぼ100%、冷蔵庫が書類で埋もれています…。

 

ポイント③「カテゴリー分けはおおらかに」

訪問レッスンの際に、「書類は昔、自分で片づけたことがあるのですがリバウンドしてしまって…」という方も時々いらっしゃるのですが、リバウンドしてしまった方は必ずと言っていいほど、カテゴリーを細かく分け過ぎた結果、うまく運用できなくなってしまっています。

「暮らし」「健康」「税金」「保険」「住居」「学校」「塾」「習い事」「料理」「家電」「家具」「車」「趣味」…などなど、書類のカテゴリーは分けようと思えば何十種類と分けることができます。こうやって仕分ければ、一見キレイに片づいたように感じるかもしれません。でも実は、人間の脳は細かいカテゴリー分けが大の苦手!

例えば「生命保険」の保険証書は「健康」?「保険」?

エアコンの掃除方法の書類は「暮らし」?「住居」?はたまた「家電」??

書類の細かいカテゴリー分けは、そのときはうまく片づいたように見えても、日々増えたり更新されたりするうちにリバウンドしてしまうという、まったく持続可能ではない管理システムなのです。

 

◎カテゴリーは3つに分ける
私が推奨している書類のカテゴリー分けは「未処理」「一時保管」「重要書類」の3つのみ。「いつ・どんな場面で使うのか」という使用用途がハッキリしている書類以外は、すべて捨てます。1カテゴリーずつ説明していきましょう。

 

①未処理
まず「未処理」は、アクションを取らなければならない書類のことです。返信が必要な手紙や、提出が必要なもの、支払わなければならない書類や、目を通すつもりの新聞…などがあたります。「やらなくてはならないこと=TO DO」だと思ってもらって◎

自分が行動すればその書類はなくなるはずなので、「未処理」のファイルボックスに書類があるということは、何かやらないといけないことが残っているということなので、空になっているのがベストです。

ちなみに、書類の片づけをしていると、解約したい銀行口座や保険の書類…なんかが出てきます。こういった「解約したい系」も「未処理」に入れておきましょう。

 

②一時保管
「一時保管」は、“いま”保管しておく書類です。イベントのチラシや、習い事・セミナーでもらった資料、雑誌やレシピの切り抜きなど。お子さんがいる方であれば、年間行事一覧や献立表も「一時保管」にあたります。

書類が多い方は100%、この「一時保管」の書類が圧倒的に増えがちです。なくてもよいはずなのについつい増えてしまう、なんとなく取っておいてしまう…。書類の片づけは、いかにこのカテゴリーが減らせるかにかかっています。

 

③重要書類
「重要書類」は、契約関係の書類です。普段目を通すことはほとんどないけれど、ある程度長期(数年間)取っておかなければならないモノ。例えば、保険証券や賃貸・雇用関係の契約書、確定申告書類など。

✳︎

「未処理」「一時保管」「重要書類」、それぞれのカテゴリーごとにファイルボックスを用意して、「残す」と決めた書類は適当なファイルボックスに入れていきましょう。その際、封筒から出してキレイなクリアファイルに入れ替えることを忘れずに!

収納はこんな感じになるはずです。

*ファイルボックスを4つ使った場合。ちなみに、ファイルボックスが4つ以上になったご家庭はありません。
*わが家(夫婦二人ぐらし)だと書類は本当に少ないので、基本の書類はファイルボックス1つに収まっています。

 

こんな書類はどうする?

さて、それでは書類のお片づけに取り掛かっていきましょう!

…とその前に、「これって捨てていいか迷うんですがどうですか?」とよく聞かれる書類たちを最後にまとめておきます。ちなみにもちろん、ほぼ全捨てです。



カード明細・給与明細
カード明細や給与明細の役割は「今月あなたはこのくらいお金を使いました(稼ぎました)」というのを確認することです。その確認ができたら、書類としての役割は終えています。

 

電化製品の説明書
説明書の類も全捨てです。そもそも、説明書をみることってありますか?買ったそのときだけちょっと見たけれど、それから一度も見ていない…ということの方が多いのではないでしょうか。

いまの時代、説明書が手元になくてもネットで確認できますし、企業は説明書のアーカイブを残してあるので、今後必要になったら取り寄せも可能です(昔働いていた家電メーカーでは、40年前の電子レンジの説明書の問い合わせがあり、お客様にお送りしていました)。

また「トリセツ」というスマートフォンアプリを使えば、おうちにある説明書をデジタル管理できるのでおすすめです。

訪問レッスンのお客様が唯一残す説明書といえば、ホームベーカリーなどの「その家電を使うときに、使い方を見ながら操作しているモノ」のみ(→「一時保管」へ)。それ以外は持っていても、見ることはほぼありませんから、捨ててしまっても何も困りません。

 

電化製品の保証書
保証書は、期限内のモノだけ残して、1つのクリアファイルにまとめて「重要書類」へ。

みなさんは、いままでの人生で保証書を使って家電を修理したこと、どれだけありますか?ほとんどの方が未経験、もしくは1〜2回程度なのではないでしょうか。

そう、人生で保証書の出番があることって、実はほとんどありません。ほぼ使うことがないモノに、管理の手間をかけるのはもったいない。保証書をしまうときは、細かく分けたりせず、クリアファイルにサッと入れておくだけでOK。

唯一アドバイスがあるとするなら、買ったときに
・保証期限がいつまでなのか保証書に書いておくこと
・レシートを一緒にしておくこと

は必ず行っておきましょう。片づけをしていると、保証期限が分からなくなってしまっていたり、レシートがない保証書がとても多いのです(レシートがないと保証書を持っていても意味がありません)。保証書は買ったときのひと手間が大切です。

残念なことにレシートが見つからなかった保証書は、この機会に捨てておきましょう。

 

保険関係書類
生命保険などの保険関係の書類って、かなり分厚くて場所を取りますよね。しかも「捨てちゃいけない」書類の代表格のような雰囲気を醸し出していたりして…。

でもそんな雰囲気も、ただのイメージ。恐れる必要はありません。分厚くなった封筒、もしくはご丁寧にファイリングされたものから書類を取り出し、一枚一枚見ていきましょう。

保険の書類で取っておくのは「保険証券」のみ(→「重要書類」へ)。もし約款、告知書控えが渡されていたら残しておいてもいいですが、シミュレーション(設計書)や契約概要などは、契約後一向に見ることがなければなくてよし。これらの書類は「私たちが確認するため」というより、保険会社さんが「ちゃんと説明しました」という証拠付けのために渡されているようなもの(ちなみに証券を無くしていたお客様がいましたが、再発行してもらえていました)。

実際に、書類を片づける前に保険を利用したお客さまの体験談では、「自分で資料を見たけれどよく分からなかったから、保険会社に電話をして担当の方にやってもらいました。」とのこと。保険の手続きよりも、どこに証券番号の載っている書類があるかを探すのが大変だった…とおっしゃっていました。

いざ補償してもらうとなったら、保険会社の方にすべて頼ればいいのです(そのために彼・彼女たちがいるのですから)。

もし解約したい保険の書類などが出てきたら、それは「未処理」に入れておきましょう。

 

携帯電話関係
携帯を契約したときにもらった書類も全捨てです。いまはオンライン上で管理されていますし、契約の確認もwebでできるので、書類を持っていても使うことはありません。

 

各種お知らせ系
保険会社から、年金事務所から、通っている美容室から…とにかく日々届く「お知らせ」関係の書類は、「こんな新しい保険商材ができましたよ」「あなたのいまの積立額はこのくらいですよ」「◯周年のイベントをやります」といったご案内が大半。確認次第すぐに捨ててOK!なモノばかり。全捨てしましょう。

 

パンフレット・DM・ショップカード
「いつか買おう」「いつか行こう」と思って取ってあるパンフレットやショップカードなども、全捨ての対象です。これらを捨てるのに必要なのは、「必要な情報は、本当に必要なときに入ってくるから大丈夫」と未来を信じる力。そもそも、ショップカードをたくさん持っているか故に、整理されてないから結局見ない、見つけ出せない、ということがほとんどなのです。
本当に買いたいモノ、行きたいお店であれば、いまどきは大体Instagramのアカウントがありますから、そちらをフォローして、紙モノは手放しましょう(その方が最新情報もすぐに分かって便利ですよ)。

 

クーポン
数十円、数百円の得をするために、たくさんの書類の管理の手間を増やすことの方が人生を損していることに気づきましょう。割引になってないとしても買いたい!そのサービスを受けたい!というモノだけを残します。

 

レシピ
料理教室でもらったレシピや、雑誌からの切り抜きなどは、「自分の中の定番」になっているモノだけを残しましょう。

レシピを片づけていてよく聞くのは、「作りたい!と思ったけど1度も作っていない」とか、「1回作って美味しかったから、また作ろうと思って早数年…」などです。おそらくこれらを作ることはもうありません。きっとまた別の素敵なレシピを見つけて、そちらを作る方に時間を使うでしょう。

個人的に、レシピはスマホのメモ機能に入れておくのをオススメしています。メモ機能に「レシピ」というフォルダーを作り、メモを作成→レシピの写真を載せるだけです。出先などで「あれが作りたい!」となったとき、必要な材料をスマホで確認して買って帰宅できるので重宝しています。

紙のレシピの写真を載せたり、SNSのスクリーンショットなどもこちらにまとめます。

紙で保管する場合、レシピに関してだけは、ブック型のクリアフォルダーに収納してあげるのが使いやすくておすすめです。

 

申込書控え
銀行の口座を作ったとき、保険に申し込んだとき、習い事を始めるとき、新しく買った家具の配送を頼んだとき…などに渡されたお客さま用控えも、そのサービスを受けることができているのなら、全捨てでOK。

 

確定申告書類
個人事業主の方や、医療控除、ふるさと納税を利用された場合、それらの書類は7年の保管義務があります。7年を過ぎたものは全捨てしましょう。過去の確定申告書類は、年度別に仕分けて(発泡PP個別フォルダがおすすめ)「重要書類」で保管します。

今年度分の領収書は、月毎にクリアファイルを用意して、そこに入れて管理をしています。今年度の領収書や控除証明書などの確定申告関連書類は、「一時保管」に「確定申告」というフォルダを作り(こちらも発泡PP個別フォルダで)管理しています。

 

名刺
名刺の役割はなんでしょうか?「私は◯◯会社の××です。御用のあるときはこちらまでご連絡ください」というご挨拶です。まずはその人が何をしていて、どんな人かを知ること。その上で、一緒に仕事をしたいと思ったら、コンタクトを取るはず。名刺を受け取ったまま、長年連絡をしていない方がいたら、それは単にその必要がなかったということです。

名刺の見極めをする際は、「今後ともぜひお付き合いしたい人か」という視点で残していきましょう。名刺はあなたの「人間関係」。どんな人と手を組んで仕事ができたら幸せですか?その人はあなたが心から尊敬できる人でしょうか。

すでに一緒に仕事をしているなど、関係性を深めた人の名刺ももう必要ありません。名刺はあくまで、その方との関係の第1歩目。名刺のお役目終了です。

数年前に交換したままの名刺も、全捨てしましょう。いまの時代、数年前のその人の情報はほぼ入れ替わっていると言っても過言ではありません。転職しているかもしれないし、他の部署にいるかもしれません。何よりこの数年、その方とのご縁が必要ないものだったということを受け入れて、これから出会う人たちのためのスペースを空けるため、手放しましょう。

いまの時代、名刺を手放したところで、その方とまた繋がる方法はいくらでもありますし、本当にご縁があれば、いつだってまた出会うことができるのです。

というわけで、この方法で名刺の整理をすると、残るモノはほんのわずか。残った名刺類は、特に名刺用のファイルに入れたりはせず、名刺サイズのボックスがあればそこにまとめておいたり(アクセサリーが入っていたものなどでもOK)、無印良品・デスク内整理トレーなどに入れて、引き出しの中に収納しています。

ちなみに私は、自分の名刺は持っていません。単に仕事上必要ないからというのと、片づけで皆さんが名刺の管理に苦戦しているのを見て、「人の苦しみを生むモノを配るのはやめよう」と感じたからです。また、いただいた名刺も、出会ったその日のうちのお礼のメールをすれば履歴が残るので、その後すぐに処分しています。そのためわが家には名刺、一枚もありません笑

 

年賀状
年賀状の役割は、新年のご挨拶をすることです。だから、届いて読んだときには、お役目は終えています。ただ、翌年の年賀状作成の際に参考にするという方が大半だと思うので、残すとしたら1年分。それよりも前のモノは、「思い出品」として残したいモノがあれば残しておきましょう。

 

使用済みノート類
記入済み(途中まで、も含め)のノート類も全捨てが前提です。

学校教育で先生たちに「ノートを見返しなさい」と言われてきたからでしょうか。いつか見返すその日のためにとっておいたノートたち。ほんとうに見返していますか?

実際に見返しているノートであれば、もちろん残してあげて大丈夫です。それ以外はこの際にさようならをしましょう。

日記やすごく頑張った試験のときのノートなど、どちらかといえば思い出品かな?というモノは、思い出ボックスへ。

ノートは「あとで見返す」ためにあるのでしょうか。私が感じているのは、「ノートに書く」という行為そのものが、ノートの果たすべき役割なのではないか、ということです。

話を聞いて、大切だと思ったことをノートに「書く」ことで心に書き留める…とか、頭の中のごちゃごちゃを一度取り出して、ノートに「書く」ことで整理されていく…というように、「書く」ことそれ自体で、ノートの役目を終えている、というモノもあるはずなのです。

ほんとうに保管すべき記録は、ごくごく一部であるはず。「書く」ことでしっかりお役目を終えたノートたちは、全部捨ててしまって大丈夫です。

 

セミナー資料
一番厄介なのがセミナー資料。なにかの資格を取ったり、勉強したり、WSを受けたときの資料たちです。

もちろん、いま現在勉強していることや、よく見返している書類であれば残してもよいのですが、「セミナーを受けた日から見ていない」という場合がほとんどなのではないでしょうか。

そのセミナーを受けたのは、いつですか?
最後にその書類を見たのは、いつですか?

捨てずに取っておいたのは、「いつかやろう」と思っていたからだと思いますが、その後も別のセミナーやWSに参加したりしているのであれば、いまのあなたは過去のことを学び直すより、新しいことを知ることに時間を使いたい、ということ。その「いつか」は、永遠にやってこないのです。今日の片づけでは、「あとでまたやろう」と思っても、そのときは来ないのだということを経験から学びましょう。その学びがある人は、セミナーという生の時間にもっと全人全霊で向き合えるようになるのです。

また、その資料をしばらく見ていないのは、本当に必要なことではなかったということです。人は、本当に必要なことだったり、やりたいことであれば、どんなに忙しくても時間を作るはずなのです。それをしなかったのであれば、心というよりは頭で「これをやった方がいい」と思い込んでいる証。でも実際は、それがなくても大丈夫だということを、自分のこれまでの暮らしが証明してくれています。

私は、片づけの資格を取ったときの資料や参考書はすべて捨てました。なぜならもう身についているから、必要ないのです。まだその資料が必要だと感じるというのは、身についてない証拠。身に付いてないということは、やってないということ。やっていないということは、本当にやりたいことではなかったということ。

そのことをシンプルに認めることができれば、セミナー資料はほとんど全捨てできるはず。残すものは、いま勉強していること、実際に何度も見返している資料だけ。セミナー資料を捨てる=その知識をあきらめるということは、自分にとって本当に大切なことを明らかにするための一歩です。

ちなみに私は、「整理収納アドバイザー1級」と「自動車運転免許」以外、なんの資格も持っていません。大切なのは、どれだけ多くの知識を持っているか、ではないのです。

それでは「書類」の片づけ、トライしてみましょう!